Comprenez que la GED, lorsqu’elle est mise en œuvre, fait partie du Système d’Information de l’entreprise. Elle doit donc communiquer avec les autres outils. Il est ainsi nécessaire de pouvoir accéder à la GED à partir d’autres applications intégrées au Système d’Information de l’entreprise. La GED doit être interopérable avec les outils et les données. L’interopérabilité est la capacité qu’un produit ou un système à fonctionner avec d’autres produits ou systèmes existants ou futurs sans aucune restriction d’accès ou de mise en œuvre. Il s’agit d’une notion transversale permettant à divers outils de pouvoir communiquer.

Interopérabilité des outils et des données dans la GED : utilisation d’une API

À partir d’une API (Applicative programming interface), il est possible d’établir l’interopérabilité des outils et des données dans la GED. Sa fonctionnalité est de mettre en avant les données et de favoriser leur exploitation à partir d’un langage de programmation standardisé. Une API est utilisable pour permettre aux applications logicielles de communication et d’échanger des contenus, peu importe le langage de programmation de départ. Son fonctionnement est basé sur un accord d’entrées et de sorties. Concrètement, une requête provenant d’un système tiers est reçue par le logiciel source. Il l’interprète et la valide sous réserve d’autorisation. Ensuite, il donne accès aux contenus demandés. Sachez que l’API est un canal assez souple. Ce qui compte est que chaque système dispose d’une API.

Il existe deux modèles pour créer une liaison entre API. Le premier est le protocole SOAP (Simple Object Access Protocol) qui intègre des standards de conformité en lien avec la cohérence, la sécurité, l’isolement, l’atomicité et la durabilité, des éléments qui favorisent la fiabilité des transactions de base. Avec une API SOAP, les messages prennent la forme d’un document XML et le protocole reçoit ses requêtes via HTTP ou SMTP. Mais le problème de cette API est l’obligation de s’adapter à toute version des applications qu’elle interface. Le deuxième modèle API est le REST ou RESTful (Representational State Transfert). C’est un type architectural qui rassemble 6 principes directeurs dont le plus important est l’interface uniforme. La gestion des requêtes API REST est assurée via HTTP. C’est une solution assez flexible que les développeurs utilisent pour élaborer des services web.

La LAD, une solution pour mobiliser les données

Dans le cadre de l’interopérabilité de la GED, il est intéressant d’utiliser la LAD (Lecture Automatique de Documents) qui rassemble 3 technologies principales. Celles-ci permettent de transformer les informations extraites en métadonnées afin de simplifier les requêtes dans le moteur de recherche.

La technologie RAD (Reconnaissance Automatique de Documents)

Elle fait partie des 3 technologies de la LAD et favorise la reconnaissance de la nature du document numérisé par sa mise en page et en tenant compte des modèles prédéfinis. La RAD permet d’extraire des informations qui vont servir de métadonnées descriptives. Cela aboutit à la constitution des index qui favorisent un classement automatique dans la GED.

L’OCR (Reconnaissance optique de caractères)

C’est une autre des technologies de la LAD. Elle est adaptée aux documents non structurés. L’OCR lit et fait une analyse du texte d’un document numérique afin de le transformer en version informatique sous le format d’un fichier texte et détermine les mots-clés permettant d’effectuer une recherche en full text sur le contenu et non uniquement dans les index.

L’ICR (Reconnaissance intelligence de caractères)

Elle fonctionne sur le même principe que l’OCR. Mais elle est destinée à la reconnaissance des documents manuscrits, tels que les lettres et les chèques.

Le rôle des métadonnées dans l’indexation des données de la GED

Pour obtenir un excellent niveau de précision dans l’indexation des données versées dans la GED, des métadonnées peuvent être ajoutées. Celles-ci permettent de qualifier le document en mettant en avant des informations essentielles, notamment l’auteur, le titre, la description, la langue, la date de création et la date d’envoi en validation. D’autres informations sont exploitables en fonction du secteur d’activité. Les filtres ou les axes analytiques utilisent les métadonnées pour obtenir le niveau le plus détaillé dans l’analyse des données. Grâce à ce processus d’indexation, l’information la plus appropriée et la plus actuelle est accessible aux métiers instantanément et facilement en fonction de leurs besoins. La gestion des données se présente ainsi comme un enjeu majeur à considérer pour une exploitation correcte de l’information au sein d’une organisation.

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